Portfolio-eisen bij open calls voor kunstenaars: wat moet je eigenlijk insturen?

Je hebt al een portfolio.

Misschien staat het op je website.

Misschien is het een PDF die je gebruikt voor galeries, residenties en kennismakingen.

Misschien werk je het één of twee keer per jaar bij.

En dan vraagt een open call om een portfolio.

Het is verleidelijk om het bestand dat je al hebt meteen te uploaden.

Maar "portfolio" betekent niet bij iedere aanvraag hetzelfde.

De ene call vraagt om zes beelden.

Een andere vraagt om twintig pagina's met werk uit meerdere jaren.

Een andere accepteert videolinks.

Weer een andere staat helemaal geen links toe.

Sommige vragen om onderschriften in het portfolio. Andere willen juist een aparte documentatielijst.

De nuttige vraag is daarom niet alleen:

Heb ik een portfolio?

Maar:

Welk bewijs van mijn praktijk vraagt deze specifieke call eigenlijk van mij?

1. Je aanvraagportfolio is niet per se je algemene portfolio

Een algemeen kunstenaarsportfolio presenteert je praktijk.

Een portfolio voor een specifieke aanvraag heeft een beperktere taak.

Het moet de beoordelaar precies het bewijs geven dat voor die aanvraag nodig is.

Dat kan betekenen dat je maar een deel van je werk selecteert.

Dat je de volgorde verandert.

Dat je installatiebeelden, onderschriften of videofragmenten toevoegt.

En dat je sterk werk weglaat omdat het niet relevant is voor deze specifieke call.

Het uitgangspunt moet daarom niet de PDF zijn die toevallig al op je computer staat.

Begin bij de aanvraagvereisten.

2. Bepaal eerst wat de organisator met "portfolio" bedoelt

Calls gebruiken verschillende termen:

• portfolio;
• werkvoorbeelden;
• visueel documentatiemateriaal;
• ondersteunend materiaal;
• artistieke documentatie;
• documentatie van eerder werk.

Die begrippen kunnen elkaar overlappen, terwijl het vereiste formaat sterk verschilt.

Voor Kunstenaar Project vraagt het Mondriaan Fonds bijvoorbeeld om visueel documentatiemateriaal van belangrijk werk uit de afgelopen vier jaar, in een PDF van maximaal twintig pagina's. ^↗

Art Omi gebruikt voor de Artists residency een combinatie van stilstaande beelden en, waar relevant voor de praktijk, video- of audiolinks. ^↗

Munch-Goethe vraagt om een kleinere selectie van beelden en/of mediafragmenten die inzicht geeft in de artistieke praktijk van de aanvrager. ^↗

Het label is minder belangrijk dan de concrete eisen die eronder staan.

3. Hoeveel werk mag je daadwerkelijk laten zien?

Meer werk is niet automatisch beter.

Een call kan grenzen stellen aan:

• het aantal afbeeldingen;
• het aantal pagina's;
• het aantal werken;
• het aantal video- of audiolinks;
• de totale speelduur;
• de totale bestandsgrootte.

Die limieten maken deel uit van de aanvraagvoorwaarden.

Het Mondriaan Fonds staat voor Kunstenaar Project momenteel maximaal twintig pagina's visueel documentatiemateriaal toe. ^↗

Art Omi vraagt, afhankelijk van de praktijk, om een vastgestelde combinatie van beelden en/of medialinks. ^↗

Munch-Goethe beperkt de inzending tot maximaal zes beelden en/of korte video- of audiofragmenten. ^↗

Creative Australia hanteert eveneens maximale hoeveelheden voor artistiek ondersteunend materiaal. ^↗

Geeft een call je tien plekken, behandel die dan als tien plekken.

Ga er niet vanuit dat een elfde werk je aanvraag sterker maakt.

4. Recent is niet altijd hetzelfde als relevant

Sommige calls vragen expliciet om recent werk.

Het Mondriaan Fonds vraagt bijvoorbeeld om belangrijk werk uit de afgelopen vier jaar en adviseert te beginnen met het meest recente werk. ^↗

Creative Australia adviseert om recente voorbeelden aan te leveren die relevant zijn voor het voorstel. ^↗

Dat zijn twee verschillende criteria:

recent

en:

relevant

Ze hangen samen, maar betekenen niet hetzelfde.

Je nieuwste werk kan het beste laten zien waar je praktijk nu staat.

Een ouder project kan juist veel relevanter zijn voor de opportunity waarop je reageert.

Geeft de call een specifieke periode aan, houd je dan aan die periode.

Kies daarbinnen werk dat de beoordelaar helpt begrijpen waarom jouw praktijk aansluit bij deze aanvraag.

5. Een foto van een werk is niet altijd hetzelfde als goede documentatie van dat werk

Sommige werken zijn met één afbeelding goed te begrijpen.

Andere niet.

Een installatie heeft misschien een overzichtsbeeld nodig om schaal en ruimtelijke context te laten zien.

Een sculptuur kan meerdere standpunten nodig hebben.

Een performance vraagt mogelijk om video.

Een geluidswerk kun je niet betekenisvol vertegenwoordigen met alleen een stilstaand beeld.

Het Mondriaan Fonds staat voor ruimtelijk werk in een beperkt aantal gevallen meerdere aanzichten op één pagina toe. ^↗

Art Omi maakt onderscheid tussen praktijken waarvoor stilstaande beelden geschikt zijn en praktijken waarvoor video- of audiodocumentatie relevant is. ^↗

De nuttige vraag is dus niet:

Hoeveel foto's heb ik?

Maar:

Wat moet een beoordelaar zien of horen om dit werk te begrijpen?

Controleer daarna of het formaat van de call je de ruimte geeft om dat bewijs aan te leveren.

6. Werk met tijd heeft eigen regels

Video, performance, geluid en andere tijdgebaseerde praktijken hebben vaak aparte inzendvoorwaarden.

Een call kan bijvoorbeeld bepalen:

• hoe lang een fragment maximaal mag zijn;
• hoeveel links je mag aanleveren;
• welke platforms zijn toegestaan;
• of een bestand of URL nodig is;
• of downloaden mogelijk moet zijn;
• of wachtwoorden zijn toegestaan;
• welk gedeelte van een langer werk de jury bekijkt.

Art Omi stelt bijvoorbeeld specifieke limieten aan videofragmenten en verlangt links die buiten het aanvraagplatform kunnen worden bekeken. ^↗

Munch-Goethe staat links naar korte video- of audiofragmenten toe. ^↗

Creative Australia accepteert video en audio als ondersteunend materiaal, maar hanteert maximale totale speelduur. ^↗

Stuur geen volledig werk van dertig minuten in wanneer de call zegt dat de beoordelaar één minuut bekijkt.

Kies het gevraagde fragment bewust.

7. Onderschriften zijn onderdeel van het bewijs

Beelden zonder context kunnen onnodige vragen oproepen.

Een call kan informatie vragen zoals:

• titel;
• jaar;
• medium;
• materialen;
• afmetingen;
• duur;
• locatie;
• samenwerkingspartners;
• jouw rol in het werk.

Het Mondriaan Fonds vraagt om een aparte documentatielijst die correspondeert met het ingediende materiaal, met onder andere titel, jaar, afmetingen, techniek en duur. ^↗

Art Omi vraagt om een korte beschrijving bij ieder ingediend beeld of videofragment. ^↗

Het doel is niet om een tweede artist statement te schrijven.

Het doel is om ieder werkvoorbeeld begrijpelijk te maken.

Een goed onderschrift beantwoordt:

Waar kijk ik naar?

en, wanneer dat relevant is:

Wat was de rol van de kunstenaar?

8. Technische eisen zijn geen bijzaak

Bestandsregels kunnen aanvoelen als administratieve details.

Ze zijn nog steeds onderdeel van de aanvraag.

Calls kunnen eisen stellen aan:

• PDF;
• JPEG;
• maximale bestandsgrootte;
• minimale afbeeldingsafmetingen;
• bestandsnamen;
• één gecombineerd document;
• geen hyperlinks;
• uitsluitend directe links;
• wachtwoorden.

En die regels kunnen precies het tegenovergestelde zijn van wat een andere aanvraag vraagt.

Het Mondriaan Fonds vraagt momenteel om geen hyperlinks te gebruiken in de PDF met visueel documentatiemateriaal of in de documentatielijst. ^↗

Creative Australia werkt juist veel met directe URLs naar ondersteunend materiaal. ^↗

Munch-Goethe vraagt om de aanvraag als één PDF en staat binnen het materiaal over de artistieke praktijk wel medialinks toe. ^↗

Art Omi stelt minimale afmetingen en maximale bestandsgroottes voor beelden. ^↗

Er bestaat dus geen universeel technisch portfolioformaat.

Volg de eisen van de call waar je op dat moment op reageert.

9. Test iedere link en ieder bestand

Een portfolio kan sterk werk bevatten en toch technisch slecht functioneren als aanvraag.

Controleer vóór je indient:

• Werkt iedere link?
• Opent de link zonder dat de beoordelaar een account nodig heeft?
• Heb je het wachtwoord toegevoegd wanneer dat vereist is?
• Speelt de video af?
• Opent de PDF?
• Zijn de beelden scherp genoeg om te beoordelen?
• Blijft het bestand onder de maximale grootte?
• Klopt de bestandsnaam?
• Heb je daadwerkelijk de juiste versie geüpload?

Creative Australia adviseert aanvragers expliciet om gedurende de beoordelingsperiode te blijven controleren of aangeleverde links werken. ^↗

Art Omi waarschuwt dat ontoegankelijke videolinks tot diskwalificatie kunnen leiden. ^↗

Munch-Goethe vraagt aanvragers om links en beelden vooraf te testen voor beoordeling door het panel. ^↗

Test dus niet alleen het bestand op je eigen computer.

Test wat de beoordelaar daadwerkelijk te zien krijgt.

10. De volgorde doet ertoe, maar de call gaat voor

De volgorde van werkvoorbeelden bepaalt wat een beoordelaar als eerste ziet en hoe je praktijk zich door de inzending heen ontvouwt.

Sommige organisaties schrijven die volgorde voor.

Het Mondriaan Fonds vraagt om met het meest recente werk te beginnen en adviseert een redelijk evenwichtige selectie over de relevante jaren. ^↗

Andere calls geven je meer vrijheid.

Als je de volgorde zelf mag bepalen, zorg er dan voor dat die helpt om je praktijk te begrijpen.

Dat kan bijvoorbeeld betekenen:

• sterk en relevant werk eerst;
• verwante werken bij elkaar;
• voldoende context om ontwikkeling te begrijpen;
• geen onnodige herhaling.

Maar schrijft de aanvraag een bepaalde volgorde voor, gebruik die dan.

Je eigen favoriete portfolio-opbouw komt daarna.

11. Voeg niet meer materiaal toe alleen omdat het kan

Meer context kan veilig voelen.

Het kan het bewijs ook minder scherp maken.

Vraagt een call om:

• tien beelden;
• één cv;
• een projectvoorstel;

dan helpt een extra portfolio van dertig pagina's niet automatisch.

Sommige aanvraagsystemen accepteren het niet.

Sommige beoordelaars zullen het niet bekijken.

Sommige programma's geven expliciet aan dat materiaal buiten de toegestane limieten niet wordt beoordeeld. ^↗

De discipline zit dus niet alleen in bepalen wat je opneemt.

Je moet ook bepalen wat je weglaat.

Bouw het portfolio voor de beslissing die wordt genomen

Vóór je indient moet je deze vragen kunnen beantwoorden:

Formaat

Wat moet ik precies aanleveren?

Hoeveelheid

Hoeveel beelden, pagina's, werken of links zijn toegestaan?

Periode

Moet het werk uit een bepaald aantal recente jaren komen?

Relevantie

Welke werken ondersteunen deze specifieke aanvraag het beste?

Media

Heb ik stilstaande beelden, video, audio of een andere vorm van documentatie nodig?

Context

Helpen installatiebeelden of details om het werk beter te begrijpen?

Onderschriften

Welke informatie moet bij ieder werkvoorbeeld staan?

Technische eisen

Welke formaten, bestandsgroottes, bestandsnamen of platforms zijn toegestaan?

Links

Zijn links toegestaan, verplicht of juist verboden?

Toegankelijkheid

Kan de beoordelaar alles daadwerkelijk openen en bekijken?

Geeft de call een specifieke instructie, dan gaat die voor op je normale portfoliogewoonten.

Een portfolio is bewijs, geen archief

Je aanvraagportfolio hoeft niet alles te bevatten wat je ooit hebt gemaakt.

Het moet het bewijs leveren dat voor deze selectie nodig is.

Voor Artist Opportunity Assistant is het nuttig onderscheid te maken tussen:

je volledige oeuvre

en:

de werkvoorbeelden die voor deze aanvraag worden gevraagd

Dat verschil is belangrijk.

Een sterk algemeen portfolio kan toch het verkeerde portfolio voor een specifieke aanvraag zijn.

En een zorgvuldig geselecteerd aanvraagportfolio kan veel minder werk bevatten, terwijl het een beoordelaar juist een duidelijker beeld van je praktijk geeft.

Redactionele toelichting

Eisen aan portfolios en werkvoorbeelden verschillen per programma, discipline, type opportunity en aanvraagronde. De voorbeelden in deze gids laten specifieke actuele benaderingen zien en zijn geen universele inzendregels. Volg altijd de actuele officiële aanvraagvereisten van de opportunity waarop je reageert.